上外基建［2018］1号签发人： 李岩松
上海外国语大学基建工程管理办法（试行）
第一章 总则
第一条 为加强学校基本建设工程项目管理，规范工程建设工作程序，保证工程建设的安全和质量，提高投资效益，根据国家和上海市工程管理相关法律、法规及《教育部直属高校基本建设管理办法（2017年修订）》，结合学校实际，特制定本办法。
第二条 学校校园建设总体规划（以下简称校园规划）的编制，新建、扩建、改建等基本建设项目（以下简称建设项目）的管理适用本办法。
第二章 职责分工
第三条 学校校长办公会或党委常委会对学校基本建设的重大事项和投资进行决策。
第四条 学校设立基建与修缮工程领导小组（以下简称建设工程领导小组），作为基建工程项目“三重一大”事项的议事协调机构。建设工程领导小组由分管基建、修缮工作的校领导任组长，由分管国资、财务工作的校领导任副组长，成员由基本建设处（以下简称基建处）、国有资产管理处（以下简称国资处）、保卫处、信息技术中心、后勤工作管理处（以下简称后勤处）、财务处、审计处等部门主要负责人及学校法务顾问组成。
第五条 基建工程项目管理过程中各有关机构的职责如下：
（一）建设工程领导小组
1.总体领导学校基建与修缮工作，指导、监督、检查基建工作；
2.讨论确定学校基建工程管理规范性文件，并提交校长办公会批准；
3.统筹协调国资处、财务处、基建处、保卫处、信息技术中心、后勤处等部门，做好基建工程的统筹工作，加强工程管理。
（二）基建处
1.根据学校总体建设规划，负责编制基本建设规划，经校长办公会或党委常委会审议通过后，报送教育部备案；
2.明确项目建设意图，组织编制项目建议书；
3.组织编制设计方案和可行性研究报告，经校长办公会或校党委常委会审议通过后报教育部备案；
4.根据《上海外国语大学合同管理规定》，作为合同归口管理部门承担基建工程相关合同的管理职责；
5.编制年度基本建设投资计划、基本建设投资建议计划、基本建设投资调整计划（此三者以下统称“年度投资计划”）；
6.在收到可行性研究报告批复之后，办理土地、规划、环保等手续；
7.在扩初设计、施工图审图、施工图设计等各阶段，联系、协调勘查设计单位（含建筑、结构、强电、弱电、给排水、暖通、卫生、水、电、气、通讯、机械设备、建筑物理、声学、专门技术设施和管理等各专业）和咨询单位（含工程咨询、社会影响评价、环境评价、交通影响评价、防雷评估、卫生评估、招标代理、上海市建委科技委、施工图审查、工程监理等各单位）；
8.联系沟通市、区各政府管理部门（含规划、土地、环保、消防、卫生、安全生产、绿化、抗震、民防、防雷、交通港口、交警、市容与环卫、文管会、建设等），并承担相关手续的报批，直至获得建设工程规划许可证和施工许可证；
9.组织参建各方，总体负责建设项目施工阶段的安全、质量、进度、投资管理；
10.组织竣工验收，向市、区城建档案馆及校综合档案室移交竣工档案，向使用单位移交设备维保相关资料，向国资处移交完成建设的工程项目；
11.负责提供办理竣工决算相关资料，参与编制基本建设项目财务决算；
12.组织协调建设项目保修期内的各项维保工作；
13.参与建设项目回访和绩效评价。
14.支持、配合审计处和社会中介机构开展建设工程审计工作并主动接受监督。
（三）国资处
1.联系使用单位提出建设项目使用需求；使用单位不明确时，代表使用单位参与建设项目管理；
2.负责组织咨询、勘察、设计、施工、监理等的招投标工作；
3.参与工程验收；
4.负责办理固定资产权证和固定资产实物账的管理；
5.负责除项目总投资以外的设备采购管理；
6.提出建设管理水、燃气、新能源和可再生能源等相关工程的建议；
7.支持、配合审计处和社会中介机构开展建设工程审计工作并主动接受监督。
（四）使用单位
1.明确建设意图，参与编制可行性研究报告；
2.参与环境评价、规划许可、土地使用等前期审批手续的报批；
3.设计过程中确认建设项目使用功能；
4.施工过程中参与并进一步明确建设项目使用需求。
（五）保卫处
1.参与建筑工地消防、治安管理，指定专人为基建工程项目消防、技防和治安方面的负责人，提出建设项目安全、交通要求，并协同基建处向消防、交警部门申报和备案；
2.根据项目内容需要，负责或参与消防系统与视频监控等技防系统的建设管理；
3.支持、配合审计处和社会中介机构开展建设工程管理审计工作并主动接受监督。
（六）信息技术中心
1.根据项目内容需要，负责或参与校园一卡通、有线无线通讯、有线电视、弱电、多媒体等系统的建设管理；
2.支持、配合审计处和社会中介机构开展建设工程管理审计工作并主动接受监督。
（七）财务处
1.编制基本建设投资计划，按批准的预算做好建设资金的筹集、使用控制；
2.负责建设资金的核算管理，编制项目财务年度决算报告，编制基本建设项目财务决算报告；
3.支持、配合审计处和社会中介机构开展建设工程管理审计工作并主动接受监督。
（七）审计处
1.对基建项目实施全过程跟踪审计。
（八）监察处
1.列席建设工程领导小组会议，监督检查学校基建管理制度的制定和执行情况；
2.参与基建项目招投标等重要环节的监督；
3.监督建设项目中的廉政建设；
4.负责受理对项目管理中违法违纪违规问题的举报。
（九）综合档案室
1. 负责接收基建处整理提交的建设工程科技档案；
2．负责建设项目档案的分类管理，提供竣工档案查阅服务。
第三章 校园建设总体规划和基本建设规划
第六条 校园规划是学校开展基本建设和确定建设项目的重要依据。基建处依据国家教育中长期改革和发展规划纲要，根据学校事业发展需要，委托专业单位编制校园规划，组织专家进行咨询论证。校园规划报地方政府批准或备案后送教育部备案。
第七条 学校基本建设规划每五年编制一次。基建处根据校园规划，结合事业发展需要和财务能力，组织编制基本建设规划，确定五年内的建设项目。基本建设规划经校长办公会或党委常委会通过后，报送教育部审核。五年基本建设规划实施期间，原则上可调整一次。
第四章 建设项目决策
第八条 申请中央预算内投资建设项目应按规定编制项目建议书和可行性研究报告，报请教育部审批；或教育部初审后报国家发展和改革委员会，获得批准后方可实施。
第九条自有资金建设项目应按规定向教育部申请项目备案，学校根据教育部出具的备案意见，按国家和上海市规定办理建设手续。
自有资金建设项目经校长办公会或党委常委会同意后方可报请教育部申请备案。教育部同意备案后，在备案意见下达之日起5年内开工建设。
第十条 项目建议书由基建处牵头组织编制，以书面形式提出项目建设需求，确定项目选址，明确投资匡算，落实建设资金来源。项目建议书根据项目资金来源经校长办公会或党委常委会同意后报请教育部或国家发展和改革委员会审批或备案。
第十一条可行性研究报告编制前，由基建处召开建设项目需求论证会、设计方案论证会，广泛征求用户单位和专家的意见和建议，确保可行性研究报告编撰的合理性。基建处负责办理规划、土地、环保等报批手续，根据学校规划发展与建设需求，委托有资质的工程咨询机构编制项目可行性研究报告。可行性研究报告经建设工程领导小组审议，校长办公会或党委常委会同意后报教育部审批。
按照国家预算管理要求，计划下一年度新开工的建设项目，应当于本年度5月底前一次性向教育部报送可行性研究报告及相关文件。
第五章 建设项目实施
第十二条 已中标的中介服务、勘察、设计、施工、监理等工程建设相关单位应按照现行法律法规及合同开展基本建设工作，并服从学校有关管理规定。
第十三条 年度基本建设投资计划在可行性研究报告获得审批（或已备案，且取得建设工程规划许可及建设工程施工许可）后，根据建设需要和学校资金财务能力，由基建处和财务处共同编制，在得到学校和教育部批准后执行。在工程建设资金拨付过程中，应严格建设投资计划管理。
第十四条 项目报建由基建处严格按照规定的建设项目报建程序办理，接受上海市政府的监督和管理。
第十五条 勘察设计的招标方式和范围根据国家相关规定执行。
第十六条 方案设计前，使用单位应明确项目使用详细功能需求，书面提出项目需求报告。项目需求和方案设计须经建设工程领导小组审议，必要时方案设计经校长办公会决议或党委常委会通过，方可向主管部门申报。方案设计需满足地方规划、土地、环保、消防、卫生、绿化、民防、交通港口、交警等部门审批要求。
第十七条 扩初设计应按有关规定进行，并编制扩初设计概算，报规划、环保、消防、卫生、绿化、抗震、民防、防雷、交通港口、交警、市容与环卫、文管会、建设等各管理部门审批。扩初设计及概算应严格按照可行性研究报告批复文件所确定的内容和规模编制，满足设计的技术要求和规范，严格控制经济指标，防止设计造成的浪费。
第十八条 施工图设计应按有关规定进行，设计单位应明确建筑、结构、强电、弱电、给排水、暖通、空调等设计单位各专业负责人。施工图设计审查单位和有关部门对施工图设计进行审查。施工图设计文件未经审查批准，不得使用。
第十九条 监理、施工的招标方式和范围根据国家相关规定执行。
第二十条 工程施工中，实行建设项目负责制。项目负责人必须具备相应的业务素质、组织协调能力和项目管理工作经验。项目负责人参与项目前期工作，负责建设项目的施工管理。
第二十一条 建设项目应根据规划、卫生、绿化、民防、防雷、建设等管理部门要求，及时办理规划许可和施工许可等前期手续，做到合法、规范施工。
建设项目开工前，应及时做好“三通一平”工作，协调联系水务、水、电、气、通讯和市政设施等管理单位。
建设项目开工后，应加强建筑工地管理，规范施工队伍进出校园登记制度，确保建筑工地和校园安全，保证工程建设质量，严格控制投资，按计划推进项目建设，及时统计项目完成情况并向有关管理部门报告。
第二十二条 建设项目应采取有效措施保证工程建设质量，严格实行施工图招标，有效控制项目设计变更，加强现场签证管理，严格控制工程造价。使用单位应在项目施工期间派专人参与建设项目管理。
（一）设计变更签证
建设工程有设计图纸的，开工前必须进行图纸会审，将施工图上的问题提前解决，尽量减少施工中的设计变更与签证，如若不可避免，按如下规定执行:
1.工程设计变更的具体经办人为施工监理与建设方现场项目负责人，具体负责与施工承包单位、设计单位、使用方等有关单位和人员的联系，施工监理负责分发设计变更通知单、完善施工图；
2.所有设计变更必须有文字记载，签字盖章，严禁口头承诺；
3.设计变更由施工监理与建设方现场负责人通知设计单位，设计单位出具符合规范的变更通知单并完善施工图，由施工监理发至以下单位和人员：设计单位、施工承包单位、监理单位、校内使用单位、审价单位、相关处室、造价咨询公司和现场各专业负责人。
4.设计变更需经建设工程领导小组同意方可实施。
（二）现场变更签证
1.若施工现场遇到施工问题，确实需要变更的，现场变更的签证应由施工单位提出，交由监理单位审核，监理单位应在工程例会上反馈给建设单位，并形成会议纪要，基建处对施工单位所提的现场变更应及时反馈，确保工程正常进行；
施工单位对施工现场的变更须留有必要的影像资料，以三方确认签字后的现场签证为最后变更依据和审价依据，监理、审价及相关管理人员等任何项目管理人员（包括基建处负责人在内）未经签证程序签署的签证均为无效签证。若涉及设计变更，则设计单位同样应签字盖章确认。工程竣工验收后，一律不得补办签证。
2.若建设单位对施工现场提出与招标文件不一致的施工内容时，应由基建处协调设计单位、造价咨询公司、监理单位、施工单位及校内相关部门，尽快确认不一致内容，并确定最佳方案，形成会议纪要，各方签章确认，作为审价结算依据。
3.无论现场变更还是联系单，单项签证金额不超过15万元（含15万元），由施工现场负责人决定是否变更；单项签证金额超过15万元但不超过30万元（含30万元），且施工现场负责人同意变更的，交基建处工作例会（或依工程内容由保卫处、信息技术中心等其他施工管理单位的相应决策机制）讨论决定；单项签证金额大于超过30万元但不超过50万元（含50万元），且基建处工作例会（或依工程内容由保卫处、信息技术中心等其他施工管理单位的相应决策机制）同意变更的，由基建处（或依工程内容由保卫处、信息技术中心等其他施工管理单位）提出，交由校建设工程领导小组讨论决定；单项签证金额超过50万元的，须交由校长办公会或党委常委会讨论决定。
第二十三条 建设项目完成后，应根据规划、土地、环保、消防、卫生、安全生产、绿化、抗震、民防、防雷、交通港口、交警、市容与环卫、文管会、建设等各部门要求，及时组织竣工验收，办理竣工备案手续，将竣工资料移交地方城建档案馆及校综合档案室。
第二十四条 建设项目交付使用后，基建处组织协调保修期内的工程保修管理，超过保修期的日常维护和维修管理由相关部门负责。
第六章 建设项目的运营和使用
第二十五条建设项目竣工验收后，基建处应及时办理工程竣工验收备案手续和资产交付手续，国资处应及时办理固定资产权证和入账手续。
第二十六条建设项目竣工交付使用后，基建处应积极做好项目回访。
第二十七条建设项目后评价在项目投入使用1年后进行，由建设工程领导小组组织使用单位和专家委员会，对项目建成后所达到的实际效果进行绩效评价，根据评价意见总结经验，不断提高投资决策水平和投资效益。评价结果按规定予以公示。
第七章 建设资金、合同与财务管理
第二十八条 严禁擅自提高建设标准、扩大建设规模、改变建设用途。建设项目决策对确定投资规模起决定性作用，工程设计是确定建设项目投资规模的重要工作。基本建设投资管理涉及建设项目投资匡算、估算、概算、施工图预算、结算、决算的管理。
第二十九条建设项目投资匡算在项目建议书中明确，应报校长办公会或党委常委会审议通过。
第三十条建设项目投资估算在可行性研究报告(或项目备案申请表)中明确，应报校长办公会或党委常委会审议通过。待教育部或国家发展和改革委员会的可行性研究报告批复（或教育部出具项目备案意见）后，投资估算作为建设项目实施过程中投资控制的主要依据。
第三十一条建设项目投资概算在扩初设计中明确，由设计单位按“估算控制概算”的原则编制，实行限额设计。
第三十二条施工招标文件应根据施工图设计图纸编制，工程量清单由具有专业资质的建设工程造价咨询或招标代理单位编制，以避免工程量清单中的错项、漏项。
第三十三条施工图预算在施工招标完成2个月内由施工单位编制，由建设工程造价咨询单位审核。
第三十四条建设项目应加强合同管理，应按《上海外国语大学合同管理规定》履行合同审核签订流程。各项合同签订后，应及时做好计划投资的跟踪管理。
第三十五条工程款支付实行项目管理和财务管理“两支笔”会签制度，按学校相关财务管理办法办理付款。财务处按年度投资计划拨款。建设资金纳入国库集中支付范围的，资金拨付按照国库集中支付的有关管理办法执行。
第三十六条由于物价变动、政策调整、地质条件发现重大变化等原因，导致原批复计划投资不能满足建设项目实际需要的，由基建处提出，经建设工程领导小组审核，报校长办公会或校党委常委会审议通过；发生重大变化的，需报请教育部批准调整。
第三十七条项目结算在工程竣工验收后进行，由施工单位编制结算资料，经基建处确认后递交审计处审计。
第三十八条工程结算及竣工验收备案全部完成后，财务处会同基建处按相关文件规定编制竣工财务决算报告，经审计处审计并形成审核报告后，由基建处财务处予以确认。
第三十九条固定资产入账在项目决算后，由财务处和国资处共同完成，做到账物相符。项目竣工备案后，基建处协助国资处办理房屋资产权证登记，并提供所需资料。
第八章 建设项目信息与档案管理
第四十条基本建设档案是学校在基本建设管理过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。在移交学校综合档案室之前，文件材料的接收、查阅、出借、归还等应有健全的登记制度。建设项目管理应注重现代信息技术的应用。基建处等施工管理单位收集、整理、保存基本建设工作各类信息，基建处对基本建设上报信息进行审核与备案。
第四十一条 基本建设档案的立卷工作由基建处负责。工程建设完成后，基建处将整理后的工程建设全过程的纸质和电子文件材料移交上海市城建档案馆及校综合档案室。综合档案室负责校内归档资料的鉴定、接收、保管和利用。
第九章 检查与监督
第四十二条 学校建设工程领导小组应加强对学校基本建设管理工作的监督。在建设项目招投标、变更签证、建筑材料和设备采购、建设监理、合同管理等关键环节中应重点监督、严格管理、注重防范。纪委监察处公布举报电话、设立信箱，受理对项目建设中违法违纪违规问题的举报。
第四十三条 学校参与基本建设的管理部门应建立起内部控制和监督的长效机制，督促参与学校基本建设的单位和人员，认真履行职责，遵守国家法律法规和学校规定，遵守有关工作纪律，廉洁自律，自觉接受监督。
第四十四条 对于因违反法律法规和合同约定造成较大的工程质量问题或重大经济损失的工程勘察、设计、施工、监理、造价咨询等社会参建单位和人员，将取消其在学校承接工程的资格，并追究其相应法律责任。
第十章附则
第四十五条 本办法由校长办公会授权基建处解释。
第四十六条 本办法自发布之日起施行。
