上海外国语大学修缮工程项目竣工档案管理办法
第一章 总则
为保证学校修缮工程项目竣工档案的时效性、完整性、可利用性，依据住房和城乡建设部《建设工程文件归档规范》（DG/T50328 -2019）、《上海外国语大学综合档案室管理工作规范》和《上海外国语大学修缮工程项目管理办法》（上外基〔2018〕2号），结合学校实际，制订本办法。
修缮工程项目竣工档案是指修缮工程项目的设计、工程和工程类服务采购、施工、验收、结算等建设活动全过程中形成的文件、图纸、影像、合同、协议、纪要、光盘等各种载体的文件材料。
本办法所称工程和工程类服务采购是指由基建处、后勤工作管理处、保卫处、信息技术中心等部门组织实施的工程和工程类服务采购。
在整个修缮过程中形成的应当归档的各种形式载体的材料都属于国家所有，任何单位和个人不得据为已有，不得无故拒绝归档，不得私自将其转借、买卖或销毁。保护修缮文件材料的完整、准确、系统、安全是每个修缮管理人员和工程人员的责任。
具有法律依据和凭证的文件材料、签字和印鉴必须齐全，请示与批复要同时归档，缺一不可。如果报告、请示后无批复，经办人应注明办理情况，以备日后考查。
上海外国语大学修缮工程项目竣工档案归档范围（附件1）。各修缮工程项目在归档范围内，根据实际情况确定本工程竣工档案归档清单。
修缮工程项目竣工档案移交套数规定。
1、施工总承包单位应提交一套完整的竣工档案（含工程资料和竣工图纸及电子版），由学校档案馆存档；同时再提交一套竣工图纸由基建处留存。
2、监理单位应提供一套完整的监理资料，由学校档案馆存档。
施工总承包单位在工程开工前应填写《上海外国语大学建设工程竣工档案移交登记表》（附件2）并交相关工程管理部门档案员。
相应工程管理部门档案员收到《上海外国语大学建设工程竣工档案移交登记表》后对施工、监理单位进行建设工程项目竣工档案编制技术交底。
未经竣工档案编制技术交底的建设工程项目不得开工建设。
第二章 档案的收集
归档的工程项目档案必须反映项目管理和建设的全过程，保证完整、准确、系统。收集和归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。
在修缮过程中，既形成纸质文件，又形成电子文件，应将纸质文件和电子文件一起收集并归档。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行。
相应工程管理部门档案员负责对专业档案服务单位进行日常管理与监督。
第三章 档案的移交、存档与查阅
建设工程项目竣工档案移交人为施工总承包单位和监理单位，接收人为相应工程管理部门档案员。
工程竣工档案移交后由接收人出具《上海外国语大学建设工程竣工档案移交证明书》（附件3）。
接收人应建立建设工程项目竣工档案移交登记台账。
修缮工程项目在取得竣工结算审价报告后7天内移交。
未取得《上海外国语大学建设工程竣工档案移交证明书》的修缮工程项目不得支付项目竣工结算款。
本办法自颁布之日起实施。保卫处、信息技术中心、后勤工作管理处等其他工程管理部门应参照执行。
本办法由基建处负责解释。
附件1：
上海外国语大学修缮工程项目竣工档案归档范围 |
|
|
|
序号 | 归档文件 | 保存单位 |
学校档案馆 |
一 前期立项文件 |
一 | 立项文件 |
1 | 关于立项有关的会议纪要﹑领导讲话、专家建议文件 |
二 | 工程建设许可﹑备案文件 |
1 | 建设工程报建资料 |
2 | 环保﹑卫生、消防政府有关部门对施工图设计文件的审批意见 |
三 | 工程和工程类服务采购资料（含招标书、投标书、评标记录、中标通知书） |
四 | 合同 |
1 | 设计合同 |
2 | 施工合同 |
3 | 监理合同 |
4 | 设备合同 |
5 | 其他工程和工程类服务 |
二 设计阶段 |
一 | 设计文件及设计图 |
1 | 施工图及其说明 |
2 | 施工设计文件审查通过文件 |
3 | 工程设计概算材料 |
三 施工阶段 |
一 | 开工审批文件 |
1 | 修缮工程开工令申请材料 |
2 | 建设工程施工许可证 |
二 | 建筑工程施工文件 |
1 | 工程开工报告 |
2 | 工程竣工报告 |
3 | 图纸会审设计交底纪要及修改依据汇总表 |
三 | 设备文件 |
1 | 设备、材料采购、招投标文件、合同、出厂质量合格证明 |
2 | 设备、材料装箱单、开箱记录、检验检测记录 |
3 | 设备图纸、使用说明书、零部件目录 |
4 | 设备测绘、验收记录及索赔文件 |
5 | 设备安装调试、测定数据、性能鉴定 |
四 | 监理文件 |
1 | 监理规划 |
2 | 监理实施细则 |
3 | 监理部总控制计划等 |
4 | 监理月报中的有关质量问题 |
5 | 监理会议纪要中的有关质量问题 |
6 | 工程开工、复工审批表 |
7 | 施工组织设计（方案）报审表 |
8 | 分包单位资格报审表 |
9 | 分包单位资质材料 |
10 | 成品、半成品供货单位资格报审表 |
11 | 供货单位资质材料 |
12 | 各类报验申请表 |
13 | 监理测量复核记录 |
14 | 工程款支付申请表 |
15 | 监理工程师通知回复单 |
16 | 工程临时延期回复单 |
17 | 费用索赔申请表 |
18 | 工程材料、构配件、设备报审表 |
19 | 工程竣工报验单 |
20 | 有关进度、质量、造价控制的监理工程师通知单 |
21 | 工程暂停令 |
22 | 质量事故报告及处理意见 |
23 | 工程临时延期审批表 |
24 | 工程最终延期审批表 |
25 | 费用索赔审批表 |
26 | 预付款报审与支付 |
27 | 进度款报审与支付 |
28 | 监理工作联系单 |
29 | 工程变更单 |
30 | 设计变更、洽商费用报审与签认 |
31 | 工程竣工决算审核意见书 |
32 | 合同争议、违约报告及处理意见 |
33 | 合同变更材料 |
34 | 工程项目施工阶段质量评估（价）报告 |
35 | 监理工作专题总结 |
36 | 监理工作月报总结 |
37 | 监理工作工程竣工总结 |
四 竣工阶段 |
一 | 竣工图 |
1 | 总体竣工图 |
﹙1﹚ | 设计总说明书 |
﹙2﹚ | 总平面布置图 |
﹙3﹚ | 室外给排水、燃气、电力、电讯等专业管线图及综合管线图 |
﹙4﹚ | 室外建筑小品、道路、园林绿化等竣工图 |
2 | 专业竣工图 |
﹙1﹚ | 建筑竣工图 |
﹙2﹚ | 结构竣工图 |
﹙3﹚ | 电气工程（智能化工程）竣工图 |
﹙4﹚ | 给排水工程（消防工程）竣工图 |
﹙5﹚ | 采暖通风空调工程竣工图 |
﹙6﹚ | 燃气工程竣工图 |
﹙7﹚ | 装修（装饰）工程竣工图 |
3 | 工程结算资料 |
4 | 审价报告 |
注：各建设工程项目在归档范围内，根据实际情况确定本工程竣工档案归档清单。
|
附件2:
上海外国语大学建设工程竣工档案移交登记表
建设项目名称： |
建设项目地点： |
项目类型： □ 新、改、扩建 □ 修缮 |
报建号 |
| 总投资（万元） |
|
施工单位 |
|
施工单位项目经理 |
| 联系电话 |
|
施工单位资料员 |
| 联系电话 |
|
监理单位 |
|
监理单位资料员 |
| 联系电话 |
|
基建处项目负责人 |
|
告知事项： 修缮工程竣工档案的编制应按照上海市工程建设规范《建设项目（工程）竣工档案编制技术规范》和《上海外国语大学建设工程项目竣工档案管理办法》的要求执行。 《上海外国语大学修缮工程项目竣工档案管理办法》 第十七条：“建设工程项目竣工档案移交时间： 修缮工程项目在取得竣工结算审价报告后7天内移交。 《上海外国语大学建设修缮项目竣工档案管理办法》第十八条：“未取得《上海外国语大学修缮工程竣工档案移交证明书》的修缮工程项目不得支付竣工结算款”。
|
施工单位承诺： 我单位已知晓上述告知事项，并保证在工程竣工后及时移交竣工档案。
施工单位项目经理（签字）： 施工单位（盖章）
|
附件3：上海外国语大学建设工程竣工档案移交证明书
编号号 |
建设工程项目名称： |
建设工程项目地点： |
项目类型：□ 新、改、扩建 □ 修缮 |
报建号 |
| 总投资（万元） |
|
施工单位 |
|
监理单位 |
|
设计单位 |
|
总卷数 |
| 文件（卷） |
| 图纸（卷） |
|
声像档案（盒、册） |
| 其他 |
|
本工程已根据《上海外国语大学修缮工程项目竣工档案管理 办法》的要求，办理完毕竣工档案移交手续。 特此证明
基建处（盖章） |
