上外基建［2018］2号签发人： 李岩松
上海外国语大学修缮工程项目管理办法（试行）
第一章 总则
第一条 为了加强学校修缮工程的管理，确保施工安全，保证工程进度，提高投资效益，根据国家和上海市工程管理相关法律、法规及《上海外国语大学关于实施“三重一大”集体决策机制的意见》等校内相关规定，特制定本办法。
第二条 本办法所称的修缮工程是指：在校内已交付使用的建筑物、构筑物和基础设施上进行的土建、环境绿化、设施设备更新、维修、更换、装饰、拆除等施工作业，以恢复、改善使用功能、延长使用年限，或为改善环境、提高设施使用效率的工程项目。修缮工程项目按规模分为大中型修缮项目（总投资≥10万元）和零星修缮项目（总投资＜10万元），按紧急程度分为计划修缮项目和抢修项目，按经费来源分为中央高校基本办学条件专项资金条件的项目（以下简称“改善办学条件项目”）和学校自筹经费（包括校内单位自筹经费）支持的修缮项目（以下简称“校内项目”）。
第三条 学校按照“科学规划，统一领导，归口管理，分工合作”的原则管理修缮工程。
第二章 职责分工
第四条 学校党委常委会或校长办公会议对学校修缮工程重大事项和投资进行决策。
学校设立基建与修缮工程领导小组（以下简称建设工程领导小组），作为修缮工程项目“三重一大”事项的议事协调机构。建设工程领导小组由分管基建、修缮工作的校领导任组长，由分管国资、财务工作的校领导任副组长，成员由国有资产管理处（以下简称国资处）、基本建设处（以下简称基建处）、保卫处、信息技术中心、后勤工作管理处（以下简称后勤处）、财务处、审计处、发改处等部门主要负责人及学校法务顾问组成。
第五条 修缮项目管理过程中各有关部门的职责。
（一）建设工程领导小组
1.总体领导学校基建与修缮工作，审议年度修缮工程项目和预算，对修缮工作进行指导、监督、检查；
2.讨论确定学校修缮工程管理规范性文件，并提交学校相应决策机构批准；
3.统筹协调国资处、基建处、保卫处、信息技术中心、后勤处、财务处等部门，做好修缮工程的统筹工作，加强工程管理。
（二）国资处
1.汇总立项申请单位提交的修缮工程立项申请材料，进行必要性审核；
2.根据校内建筑物、构筑物和基础设施的运行情况，在无单位提出立项申请的情况下，督促使用部门提出立项申请；
3.按照修缮项目类型和性质，将通过必要性审核的立项申请材料，转基建处、后勤处、保卫处、信息技术中心等工程实施部门进行方案可行性论证；
4.对通过可行性论证的修缮项目，依照学校立项审批程序完成立项；
5. 参与编报学校修缮项目预算；
6. 对已立项的修缮项目，按相关规定根据管理部门提交的招标申请组织招标，以确定招标代理、检测、设计、监理及施工单位；
7.对修缮工程中项目总投资以外的设备及时招标，协调安装工程；
8.参与修缮工程验收。
（三）基建处
1.对与土建和安装相关的修缮项目实施可行性论证并参与方案制定；
2.提出招标需求，在招标入围范围内，确定并协调设计、咨询、施工、监理等单位及保卫处、信息技术中心等部门具体实施大中型修缮工程，指定专人为具体修缮项目的现场负责人，组织协调修缮项目的现场管理；
3.组织竣工验收及对工程结算的送审前期审核工作；
4.整理修缮项目资料并及时送交校综合档案室；
5.分析修缮工程项目的绩效；
6.支持、配合审计处和社会中介机构开展建设工程管理审计工作并主动接受监督。
（四）保卫处
1.对消防技防类修缮项目实施可行性论证并参与方案制定；
2.在招标入围范围内，确定并协调设计、施工、监理等单位及具体实施消防技防类修缮项目工程，指定专人为具体修缮项目的负责人，组织协调修缮项目的现场管理；
3.组织消防技防类修缮项目的竣工验收及对工程结算的送审前期审核工作；
4.分析消防技防类修缮工程项目的绩效；
5.整理消防技防类修缮项目资料并及时送交综合档案室；
6.参与修缮工程项目的立项工作，指定专人为修缮工程中消防、技防和治安工作的负责人，协助修缮项目的实施管理；
7.支持、配合审计处和社会中介机构开展建设工程管理审计工作并主动接受监督。
（五）信息技术中心
1.对信息化建设、弱电类、多媒体等修缮项目实施可行性论证并参与方案制定；
2.在招标范围内，确定并协调设计、施工、监理等单位及具体实施信息化建设、弱电类、多媒体等修缮项目工程，指定专人为具体修缮项目的负责人，组织协调修缮项目的现场管理；
3.组织信息化建设、弱电类、多媒体等修缮项目的竣工验收及对工程结算的送审前期审核工作；
4.分析信息化建设、弱电类、多媒体等修缮工程项目的绩效；
5.整理信息化建设、弱电类、多媒体等修缮项目资料并及时送交综合档案室；
6.参与修缮工程项目的立项工作，指定专人为修缮工程中信息化建设、弱电类、多媒体等工作负责人，协助修缮项目的实施管理；
7.支持、配合审计处和社会中介机构开展建设工程管理审计工作并主动接受监督。
（六）后勤处
1.参与食堂、学生宿舍及物业类修缮工程项目的立项工作，并作为使用单位指定专人配合修缮工程管理部门参与食堂和学生宿舍及物业类修缮工程管理；
2.在国资处招标范围内，确定并协调设计、施工、监理等单位及保卫处、信息技术中心具体实施零星修缮项目与抢修项目，确保工程质量、进度和安全；
3.组织零星修缮项目和抢修项目的竣工验收及对工程结算的送审前期审核工作；
4.分析零星修缮项目和抢修项目的绩效；
5.整理零星修缮项目和抢修项目的资料并及时送交综合档案室；
6.支持、配合审计处和社会中介机构开展建设工程管理审计工作并主动接受监督。
（七）使用单位
1.明确修缮意图，向国资处提交修缮工程立项申请材料。
（八）财务处
1.按经费主管部门的要求组织各类拨款项目的申报和评审、检查等工作；
2.对项目资金来源提出建议并纳入年度学校预算；
3.按照规定审核并及时支付项目经费。
（九）审计处
1.对修缮项目实施相应的审计。
（十）监察处
1.列席建设工程领导小组会议，监督检查学校修缮管理制度的执行情况；
2.参与修缮项目招投标等重要环节的监督；
3.监督修缮项目中的廉政建设；
4.负责受理对修缮项目管理中违法违纪违规问题的举报。
（十一）综合档案室
1.负责接收基建处、保卫处、信息技术中心、后勤处等施工管理单位整理提交的修缮工程科技档案；
2.负责修缮工程项目档案的分类管理，提供相关档案查阅服务。
第六条 修缮项目现场负责人
基建处、保卫处、信息技术中心在实施管理的项目中分别指定专人担任修缮项目现场负责人，其中基建处指定的项目负责人对修缮工程的安全、质量、投资和进度负总责，参与修缮方案确定，讨论设计、概算、招投标，施工全过程管理，直至工程竣工验收，全面负责工程的质量控制、工期控制、投资控制，协调使用方、设计方、监理方及施工单位的关系，做好施工记录和现场签证。
第三章 立项申报与审批
第八条 学校修缮工程项目立项应按照财政部、教育部的要求，结合学校实际，保障人才培养、科学研究和学科发展等学校重点工作，以改善教学、生活等基本办学条件，保障校园安全，维护正常的教学科研秩序等为遴选基本原则。
学校各类修缮项目均由使用单位或国资处提出立项申请；由国资处牵头，组织校内相关单位和部门论证修缮项目实施的必要性和紧迫性；基建处、保卫处、信息技术中心等部门论证修缮项目实施的可行性，财务处审核经费，按规定权限报批后完成立项。
第九条 修缮工程项目立项申报文件应包括以下内容，为论证项目开展的必要性和可行性，并根据实际情况增加证明文件。
（一）项目的必要性分析，包括项目已投入使用时间和最近一次的修缮时间、建筑面积和需要修缮的面积等情况的阐述；
（二）项目的可行性分析，包括项目的主要设计需求，项目的资金落实情况，合理的实施计划及进度安排等。
第十条 修缮工程项目的校内审批程序
（一）各类拨款项目由国资处整理汇总，提交学校建设工程领导小组讨论，通过后交校长办公会议或党委常委会议讨论决策。经教育部批复，校长办公会议审议通过后立项。
（二）校内项目由国资处整理汇总，提交学校建设工程领导小组讨论，通过后交校长办公会议或党委常委会讨论决策。
（三）零星修缮项目根据项目内容由后勤处、保卫处或信息技术中心决定。
（四）抢修项目经费原则上由学校财务处支出，根据项目内容由后勤处、保卫处或信息技术中心实施。经费所需较高无法在已有预算中列支的，由后勤处、保卫处或信息技术中心报财务处按学校规定另行处理。
（五）原则上预算年度的大中型修缮工程申报截止时间为上一年度的10月底，完成立项时间为上一年度的12月底。
第十一条 项目库建设
改善办学条件项目或大中型修缮项目，由国资处纳入修缮工程项目库，分为已立项批复和未立项两类，制订三年滚动修缮工程计划。
第四章 工程招标与合同签订
第十二条 大中型修缮工程的咨询、设计、施工和监理单位的招投标工作，在归口管理单位提出需求后，由国资处负责招标落实。
第十三条 大中型修缮项目由基建处、保卫处、信息技术中心等施工管理部门提出合同审批与签订申请，按照《上海外国语大学合同管理规定》的合同审签流程提出申请。申请合同审签应明确开竣工日期和质保期。
第五章 施工管理
第十四条 基建处、保卫处、信息技术中心、后勤处应落实相应的施工管理职责，加强修缮工程质量、安全管理并对工程质量、安全、投资和进度负责。
第十五条 项目报备要求。各类涉及网络工程的项目，须事先向信息技术中心报备；所有涉及消防技防工程的项目，须向保卫处报备；所有改动水、电、燃气管线走向及电气增容的项目，须向后勤处报备；所有涉及变动结构、外立面工程的项目，须向基建处报备。
施工单位在开工前应向后勤处了解校园地下管线的状况，做好相应的施工预案，以保证地下管线安全；完成竣工审价后，应按学校相关规定缴纳临时用水、用电等费用。
第十六条 修缮项目应严格按照审定的设计图纸或施工方案施工，各方不允许随意提高建设标准、增加建设内容。对一些技术上的变更及对总造价影响不大的局部变动，工程实施部门可在工地及时予以解决。对确需作较大设计变更或提高建设标准的项目，应经工程实施部门、设计、监理及使用单位共同会签。
第十七条 工程开工前，施工单位须到保卫处备案，签署相关协议后方可开工。
第十八条 大中型修缮工程的变更签证
（一）设计变更签证
修缮工程有设计图纸的，开工前须进行图纸会审，将施工图上的问题提前解决，尽量减少施工中的设计变更与签证，如若不可避免，按如下规定执行:
1.工程设计变更的具体经办人为现场项目负责人，具体负责与施工单位、设计单位、监理单位、使用方等有关单位和人员的联系，并由监理单位负责分发设计变更通知单；
2.所有设计变更必须有文字记载，严禁口头承诺；
3.设计变更由监理单位通知设计单位，设计单位出具符合规范的变更通知单，由监理单位发至以下单位和人员：设计单位、施工承包单位、校内使用单位、审价单位和修缮现场各专业负责人等。
4.重大设计变更需经建设工程领导小组同意方可实施。
（二）现场变更签证
1.若施工现场遇到施工问题，确实需要变更的，现场变更的签证应由施工单位立即向基建处和监理单位书面提出，基建处和监理单位审核后确实需要变更的，变更内容应在工程例会上体现，并形成会议纪要。
施工单位对施工现场的变更须留有必要的影像资料，以施工、监理、及建设方相关管理人员确认签字后的现场签证为最后变更依据及审价依据，任何项目管理人员（包括基建处负责人在内）未经签证程序签署的签证均为无效签证。若涉及设计变更，则设计单位同样应签字盖章确认。
2.若施工单位提出施工现场与招标文件或施工图纸不一致的施工内容时，应由基建处与监理单位协调设计单位、造价咨询公司、监理单位、施工单位及校内相关部门，尽快确认不一致内容，并确定最佳解决方案，形成会议纪要，各方签字盖章确认，作为审价结算依据。
3.总投资额在400万元及以下的项目，无论设计变更、现场变更还是联系单，均不允许擅自拆分，单项签证金额不超过5万元（含5万元）且不超过合同金额10%的，由施工现场负责人决定是否变更；单项签证金额超过5万元但不超过10万元（含10万元），且施工现场负责人同意变更的，交基建处工作例会（或依工程内容由保卫处、信息技术中心等其他施工管理单位的相应决策机制）讨论决定；单项签证金额超过10万元但不超过50万元（含50万元），且基建处工作例会（或依工程内容由保卫处、信息技术中心等其他施工管理单位的相应决策机制）同意变更的，由基建处（或依工程内容由保卫处、信息技术中心等其他施工管理单位）提出，交由校建设工程领导小组讨论决定；单项签证金额超过50万元的，须交由校长办公会或党委常委会讨论决定。
4.总投资额超过400万元的项目，无论设计变更、现场变更还是联系单，均不允许擅自拆分，单项签证金额不超过15万元（含15万元）的，由施工现场负责人决定是否变更；单项签证金额超过15万元但不超过30万元（含30万元），且施工现场负责人同意变更的，交基建处工作例会（或依工程内容由保卫处、信息技术中心等其他施工管理单位的相应决策机制）讨论决定；单项签证金额大于超过30万元但不超过50万元（含50万元），且基建处工作例会（或依工程内容由保卫处、信息技术中心等其他施工管理单位的相应决策机制）同意变更的，由基建处（或依工程内容由保卫处、信息技术中心等其他施工管理单位）提出，交由校建设工程领导小组讨论决定；单项签证金额超过50万元的，交由校长办公会或党委常委会讨论决定。
第六章 竣工验收与工程款支付
第二十条 基建处等工程管理部门在收到施工单位提交的工程竣工报告后，应组织设计、监理单位及校内有关单位（包括使用单位）进行竣工验收。须政府部门验收的，按相关规定执行。工程竣工须经验收合格，方可交付使用。学校任何部门或个人均不得擅自使用未经验收的工程设施。
第二十一条 修缮工程决算应由工程管理部门在工程竣工验收合格后两个月内送审，有特殊情况不能及时送审的，需向审计处说明原因。审计处收到送审材料后应及时安排工程审计。
第二十二条 工程资料的收集整理工作与项目建设同步进行，工程竣工验收后，项目现场负责人应按照规定及时将工程竣工资料送综合档案室归档。
第二十三条 基建处等工程管理部门应按照合同的约定提出款项支付申请，按照学校资金支付有关规定履行相应的审核审批手续。
财务处在收到基建处申请后，应根据审计处或造价咨询单位出具的审计（价）报告与施工单位结算最后的工程款。
第七章 附则
第二十四条本办法适用于校内修缮项目，使用校外资金在学校的土地或建筑物中进行的修缮项目参照本办法执行。学校举办或设立的具有独立法人资格的二级单位需自行依法依规制定相关管理办法后报学校审批。
第二十五条 本办法由校长办公会授权基建处解释。
第二十六条 本办法自发布之日起施行。
